Door: Eveline Domevscek 
Gepubliceerd: zondag 29 augustus 2010 23:39
Update: maandag 30 augustus 2010 08:14
Ze zijn met te veel, dat vinden ambtenaren ook zelf.
Efficiënter werken moet kunnen, dat weten zij ook wel. Maar hoe dan? De
Pers geeft tips.
Het moet gezegd, dapper is het wel. Toegeven dat er
te veel mensen in je organisatie werken. Voor je het weet heb je je met
al je eerlijkheid de werkloosheid ingepraat. Toch durfde ruim 90 procent
van de 900 ambtenaren dit toe te geven aan ambtenarenbond Abvakabo FNV.
En dat in een tijd waarin de bezuinigingsmessen geslepen worden en maar
wat vaak in de richting van de overheid wordt gekeken. Volgens de
ondervraagde ambtenaren zijn er te veel bijzaken die de aandacht
afleiden van het ‘echte werk’. Regels, procedures, protocollen, ook de
ambtenaren zijn deze kafkaiaanse toestanden zat. Maar ja, efficiënt
werken, hoe doe je dat?
Durf te kiezen
Prima, als de Nederlandse bevolking het liefst
bezuinigt op ambtenaren – zoals uit een peiling van Maurice de Hond
bleek – dan kan zij het krijgen ook. Maar dan niet gaan zeuren als de
overheid allerlei taken afstoot. ‘Welke taken dat zijn is natuurlijk een
politieke keuze’, zegt Ton Monasso, adviseur van de publieke sector bij
bureau Zenc. ‘Maar heel vaak zie ik dat overheden taken naar zich toe
blijven trekken. Dat gebeurt met de beste bedoelingen, maar is niet
altijd effectief. Allerlei overheidsinstanties houden zich dan met
hetzelfde onderwerp bezig, met als gevolg dat er te veel tijd nodig is
om af te stemmen.’ Oftewel: vergaderen. Het onderwerp Jeugdzorg
bijvoorbeeld: de gemeenten regelen de Centra voor Jeugd & Gezin, de
provincies regelen de zware hulp en het rijk doet de kinderbescherming.
Niet meer dan twee overheidslagen per onderwerp – zoals de
commissie-Kalden voorstelde – daar ziet Monasso wel wat in.
Etienne Mulders, beleidsmedewerker bij Economische
Zaken én Young Professional of the Year in de categorie ‘advisors’, is
het met Monasso eens. ‘We moeten keuzes maken. Waar moet de overheid
over nadenken en wat moet ze laten? Mensen die bijvoorbeeld klagen over
de sociale samenhang die verdwijnt. En dan naar de overheid kijken voor
oplossingen. Ze zouden ook met een paar buren het initiatief kunnen
nemen om een buurtfeest te organiseren.’
Zet de ‘denkstand’ aan
Een voorbeeld: een chronisch gehandicapte moet elk
jaar in zijn of haar gemeente dezelfde vergunningen aanvragen.
Inderdaad, u leest het goed: chronisch. Zo blijf je als burger maar ook
als ambtenaar lekker bezig. ‘Een aantal taken binnen de overheid bestaan
omdat er later nooit meer is nagedacht waarom ze bestaan. Ambtenaren
moeten in de denkstand worden gezet’, zegt Monasso.
Als voorbeeld geeft hij sommige vergunningen die bij
de gemeente moeten worden aangevraagd. Als een schilder een steiger wil
plaatsen, moet hij soms een vergunning aanvragen en zes weken wachten.
De steiger is al lang geplaatst, de vergunning zegt eigenlijk niets
meer. Monasso: ‘Dat is zinloos en vervelend. Die schilder zit er niet op
te wachten en de ambtenaar die die formulieren moet maken en
beoordelen, ook niet. Als je ambtenaren zelf laat nadenken hoe hun werk
slimmer kan, kun je toe met minder ambtenaren, maar nog belangrijker: de
overheid wordt een stuk klantvriendelijker.’
Niet bang zijn voor technologie
U had het misschien niet verwacht maar zo’n 550
medewerkers van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
(LNV) doen aan Yammer (een soort interne Twitter). Dat moeten er zeker
meer worden, zegt LNV-ambtenaar Davied van Berlo. Als oprichter van het
platform Ambtenaar 2.0 wil hij ambtenaren efficiënter laten werken met
behulp van webtechnologie. ‘Als er beter gebruik wordt gemaakt van
online netwerken – een overheidsbreed platform is er overigens nog niet –
dan heb je eerder de benodigde informatie bij elkaar én hoeft er minder
gereisd te worden’, zegt Van Berlo.
Het eindeloos afstemmen van nota’s voordat deze
eindelijk op de tafel van de minister liggen, moet ook snel tot het
verleden behoren. ‘Nu is het zo opvolgerig. Moet één bepaald document
door allerlei lagen heen. Als je samen in een ‘wiki’ of met ‘Google
Docs’ werkt, ben je sneller klaar.
Blijf opleiden
Je hoort het vaak, zegt Etienne Mulders: ‘Die
‘koffielurkende vergadertijgers die om vier uur naar huis gaan’, kosten
alleen maar geld. Dus kunnen de salarissen en arbeidsvoorwaarden best
wat simpeler. Maar wat gebeurt er dan? Dan gaan de beste mensen weg.’
Volgens hem moet men juist investeren in het aantrekken en verder
opleiden van goede ambtenaren. Dan blijven ze én zijn ze per saldo
goedkoper. Mulders: ‘Zorg dat je goede mensen binnenhaalt en ze verder
opleidt. Dan krijg je zelfstandige medewerkers, die zelfverzekerd zijn,
minder aansturing nodig hebben en sneller tot goede resultaten komen.
Efficiënt toch?’